E-Rechnungspflicht 2025 – Was bedeutet das für das Praxismanagement in Physiopraxen?

Seit dem 1. Januar 2025 gibt es wichtige gesetzliche Änderungen im Bereich der Rechnungsstellung, die auch für das Praxismanagement für Physiopraxen relevant sind. Eine zentrale Neuerung ist die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Das betrifft alle Heilmittelpraxen, unabhängig von ihrer Umsatzhöhe oder steuerlichen Situation. Wichtig zu wissen: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail zählt nicht als E-Rechnung. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen werden. Um dieser Anforderung nachzukommen, sollten Praxisinhaber sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware in der Lage ist, E-Rechnungen zu verarbeiten.

Während die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle Praxen gilt, besteht für den Versand von E-Rechnungen eine mehrjährige Übergangsfrist – und diese betrifft nur Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Physiotherapeutische Heilmittelleistungen sind in der Regel umsatzsteuerbefreit, sodass für die meisten Praxen keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht. Wer jedoch zusätzlich umsatzsteuerpflichtige Angebote wie Fitnesskurse, Trainings oder Produktverkäufe anbietet, muss genauer hinsehen:

• Unternehmen mit über 800.000 € umsatzsteuerpflichtigem Umsatz müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen.

• Unternehmen unter 800.000 € umsatzsteuerpflichtigem Umsatz haben eine Übergangsfrist bis 2027 für B2B-Transaktionen und bis 2028 für Rechnungen an Privatkunden.

• Rechnungen unter 250 € bleiben weiterhin von der Pflicht ausgenommen.

Die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen oder privaten Versicherungen ist von dieser Änderung nicht betroffen, da diese weiterhin in den Bereich der umsatzsteuerfreien Heilmittelleistungen fallen. Auch die von der Gematik geplante E-Rechnung für Kassenpatienten betrifft nur Ärzte und nicht Physiotherapeuten.

Fazit: Was bedeutet das für deine Praxis?

Für die meisten Physiopraxen ändert sich mit der neuen E-Rechnungspflicht nur der Empfang von E-Rechnungen, der technisch umgesetzt werden muss. Wer ausschließlich heilkundliche Leistungen erbringt, muss sich keine Sorgen um den Versand von E-Rechnungen machen. Falls jedoch umsatzsteuerpflichtige Zusatzangebote wie Fitnesskurse oder Produktverkäufe Teil des Geschäftsmodells sind, sollte frühzeitig geprüft werden, ob und wann die E-Rechnungspflicht greift.

Praxisinhaber sollten sich daher 2025 insbesondere darauf konzentrieren, ihre Buchhaltungssoftware auf den Empfang von E-Rechnungen vorzubereiten und zu prüfen, ob ihre Leistungen umsatzsteuerpflichtig sind. Wer sich jetzt informiert, kann mögliche Herausforderungen frühzeitig erkennen und gezielt gegensteuern.